第一条 为了加强坪山区股份合作公司（以下简称“股份合作公司”）会计档案管理，统一股份合作公司档案管理制度，更好地推动股份合作公司的发展，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》和《深圳经济特区股份合作公司条例》的规定，结合我区实际，制定本规范。

　　第二条 本规范适用于坪山区范围内由原农村集体经济组织改制组建的股份合作公司，包括社区一级股份合作公司和居民小组一级股份合作公司(分公司)。

　　第三条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映股份合作公司经营状况的重要资料和证据。具体包括：

　　（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

　　（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

　　（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

　　（四）票据类：增值税发票、普通发票、支票、银行汇票等。

　　（五）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

　　第四条 股份合作公司负责本公司会计档案工作的具体实施，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

　　第五条 股份合作公司应当根据本规范，结合公司实际制定公司的会计档案管理制度。

　　第六条 会计档案由财务负责人指定专人进行保管，出纳人员不得兼管会计档案。

　　第七条 会计档案应当按照归档的要求，整理立卷装订成册，编制会计档案保管清册。

　　第八条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交股份合作公司档案部门保管。

　　第九条 由会计机构移交股份合作公司档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　第十条 会计档案的保管期限根据档案的类型进行分类，其中：

　　（一）会计凭证类和会计账簿类保存三十年。

　　（二）会计报告类保存十年，其中年度财务报告永久保存。

　　（三）会计移交清册保存三十年。

　　（四）会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保存。

　　会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　第十一条 股份合作公司因破产、解散等原因终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由街道办事处代管。

　　第十二条 股份合作公司合并后，合并的各公司的会计档案应当由合并后的公司统一保管。

　　第十三条 股份合作公司分立后，原公司存续的，其会计档案应当由分立后存续的公司统一保管，其他分立后形成的公司可查阅、复制与其业务相关的会计档案；原公司解散的，其会计档案应当经分立后的各公司协商后由其中一家公司代管，其他分立后的公司可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

　　股份合作公司分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关公司保存，并按规定办理交接手续。

　　第十四条 股份合作公司发生重组时，会计档案应当由重组后的公司负责保管，其他公司如果承接了重组前公司的业务，可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

　　股份合作公司重组中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接公司保管，并按照规定办理交接手续。

　　第十五条 会计档案为本公司提供利用，原则上不得外借。如有特殊需要，须根据股份合作公司的会计档案管理制度，经股份合作公司负责人批准后提供，并办理登记手续。

　　第十六条 股份合作公司以外的部门借阅会计档案时，借阅人应持有所属单位正式介绍信，经被借阅公司的公司负责人批准后，方可办理借阅手续；股份合作公司内部人员借阅公司会计档案时，经公司负责人批准后，方可办理借阅手续。

　　第十七条 股份合作公司应当建立借阅登记清册，所有借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归还期限等情况登记清册。

　　第十八条 借阅会计档案的人员不得在案卷中乱画、标记，不得拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件。如有特殊情况，须经股份合作公司负责人批准后，方能携带外出或复制原件。

　　第十九条 会计档案管理人员要按期如数收回借出的会计档案，并办理注销借阅手续。

　　第二十条 保管期满的会计档案，除本规范第十条、第二十一条 规定的情形外，按照以下程序销毁：

　　（一）由股份合作公司会计档案管理人员会同财务负责人提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　（二）由股份合作公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　（三）销毁会计档案时，应当由会计档案管理人员和财务负责人共同监销。

　　（四）销毁会计档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对并由经办人在销毁清册上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报股份合作公司负责人，一份归入档案备查。

　　第二十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　第二十二条 街道办事处负责不定期对股份合作公司会计档案管理情况进行监督检查。

　　党政机关工作人员违反本规范，依照《中国共产党纪律处分条例》等有关规定给予相应的党纪政纪处分。涉嫌犯罪的，移送司法机关依法处理。

　　其他单位和个人违反本规范，有关部门按照《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等相关规定追究责任。

　　第二十三条 本规范由区财政局负责解释。

　　第二十四条 本规范自2018年7月1日起实施，有效期为五年。原《坪山新区股份合作公司会计档案管理规范》(深坪发财[2014]657号)同时废止。