为保障股份合作公司“三资”安全，维护股民切身利益，促进集体经济健康稳定发展，根据《深圳经济特区股份合作公司条例》等政策法规，结合坪山区股份合作公司发展现状，坪山区财政局修订了《坪山区股份合作公司会计档案管理规范》，现就修订情况说明如下：

　　一、修订背景

　　2014年，原坪山新区为规范股份合作公司会计档案管理，统一股份合作公司档案管理制度，出台了《坪山新区股份合作公司会计档案管理规范》（以下简称原《管理规范》），在当时形势下较好地强化了政府监管、规范了股份合作公司会计档案管理。由于原《管理规范》部分条款设置不足，有必要对原《管理规范》进行修订完善，从而进一步规范股份合作公司的会计档案管理，维护广大股民的合法权益。

　　二、修订依据

　　《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》和《深圳经济特区股份合作公司条例》

　　三、修订的主要内容

　　（一）调整了会计档案的保管期限

　　依据《会计档案管理办法》的规定，将会计凭证类、会计账簿类和会计移交清册的保存期限规定为30年。

　　（二）明确单位与个人违规行为的处理

　　由于规范性文件不得自行设置行政处罚，对于单位与个人违规行为，按照上位法规定进行处理。所以，将第二十二条修改为：“党政机关工作人员违反本规范，依照《中国共产党纪律处分条例》等有关规定给予相应的党纪政纪处分。涉嫌犯罪的，移送司法机关依法处理。其他单位和个人违反本办法规定，有关部门按照《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等相关规定追究责任。”

　　四、实操注意事项

　　（一）会计档案是指什么？

　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映股份合作公司经营状况的重要资料和证据。具体包括：

　　1.会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

　　2.会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

　　3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

　　4.票据类：增值税发票、普通发票、支票、银行汇票等。

　　5.其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。

　　由街道办事处统一制定会计档案清单。

　　（二）股份合作公司会计档案保管、归档工作如何开展？

　　1.会计档案由财务负责人指定专人进行保管，出纳人员不得兼管会计档案。

　　2.会计档案应当按照归档的要求，整理立卷装订成册，编制会计档案保管清册。

　　3.由会计机构移交股份合作公司档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　4.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交股份合作公司档案部门保管。

　　（三）会计档案保管期限是如何规定的？

　　会计档案的保管期限根据档案的类型进行分类，其中：

　　1.会计凭证类和会计账簿类保存三十年。

　　2.会计报告类保存十年，其中年度财务报告永久保存。

　　3.会计移交清册保存三十年。

　　4.会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保存。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　（四）如何借阅股份合作公司的会计档案？

　　1.会计档案为本公司提供利用，原则上不得外借。如有特殊需要，须根据股份合作公司的会计档案管理制度，经股份合作公司负责人批准后提供，并办理登记手续。

　　2.股份合作公司以外的部门借阅会计档案时，借阅人应持有所属单位正式介绍信，经被借阅公司的公司负责人批准后，方可办理借阅手续；股份合作公司内部人员借阅公司会计档案时，经公司负责人批准后，方可办理借阅手续。

　　3.股份合作公司应当建立借阅登记清册，所有借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归还期限等情况登记清册。

　　4.会计档案管理人员要按期如数收回借出的会计档案，并办理注销借阅手续。

　　（五）保管期满的会计档案应当如何处理？

　　保管期满的会计档案，除本规范第十条、第二十一条规定的情形外，按照以下程序销毁：

　　1.由股份合作公司会计档案管理人员会同财务负责人提出销毁意见，编制会计档案销

　　毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　2.由股份合作公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　3.销毁会计档案时，应当由会计档案管理人员和财务负责人共同监销。

　　4.销毁会计档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对并由经办人在销毁清册上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报股份合作公司负责人，一份归入档案备查。