为保障股份合作公司“三资”安全,维护股民切身利益,促进集体经济健康稳定发展,根据《深圳经济特区股份合作公司条例》等政策法规,结合坪山区股份合作公司发展现状,坪山区财政局修订了《坪山区股份合作公司经济合同管理规范》。现就修订情况说明如下:
一、修订背景
2014年,原坪山新区为规范股份合作公司经济合同管理,出台了《坪山新区股份合作公司经济合同管理规范》(以下简称原《管理规范》),在当时形势下较好地强化了政府监管、规范了股份合作公司的经济合同管理。
由于缺乏涉及重大事项合同、合同变更实质内容、解除、转让以及变更的规定,街道办事处、区集体资产管理部门监管设计存在不足等原因,有必要对原《管理规范》进行修订完善,从而进一步规范股份合作公司的经济合同管理,维护广大股民的合法权益。
二、修订依据
《深圳经济特区股份合作公司条例》《关于加强股份合作公司资金资产资源管理的意见(试行)》(深办发〔2013〕9号)
三、修订的主要内容
(一)明确由公司法律顾问审核合同
在合同签订的决策程序中,要求公司法律顾问对合同进行审核,以更好地防范法律风险。
(二)扩展了涉及重大事项合同的范围
涉及重大事项合同范围明确增加“公司章程规定的其他重大事项”,尊重公司的意思自治和能动性。
(三)增加了关于合同变更实质内容、解除、转让以及变更的规定
合同的解除、转让以及对实质内容的变更与合同签订适用相同的程序和审批权限,以便更好的指导实操。
(四)增加了街道办事处、区集体资产管理部门对于股份合作公司合同管理的监管条款
街道办事处、区集体资产管理部门对股份合作公司的合同管理行为进行监督检查,对发现的问题应要求股份合作公司及时整改。
(五)明确了股份合作公司工作人员违反本规定的责任
股份合作公司工作人员违反本规定的,造成损失的,由相关责任人负责赔偿;违反党纪的,由纪检监察机关给予党纪处分;涉嫌犯罪的,由司法机关依法处理。
四、实操注意事项
(一)对股份合作公司签订的合同的形式与内容有什么要求?
合同的签订一律采用书面形式,统一编号。
合同应包括以下主要条款:
1.当事人双方的名称、住所地址。
2.标的。
3.合同期限和起止日期。
4.合同价款和支付方式。
5.合同当事人的权利和义务。
6.违约责任。
7.合同的变更或解除。
8.解决争议的方法。
9.当事人双方认为必须明确的其他事项。
(二)股份合作公司签订合同应履行什么程序?
合同签订需履行民主决策程序。
1.一般合同签订:
有关事项履行规定的决策程序后,由董事会授权经理起草合同文本,经公司法律顾问审核后提交董事会审议。经审议通过的合同,由董事长凭公司法律顾问出具的法律意见书、董事会决议及其他相关资料签订。
2.涉及股份合作公司重大事项的合同签订:
有关集体用地建设、城市更新、大宗资产处置、投资购建等重大事项,以及股份合作公司章程规定的其他重大事项。在履行相应的决策程序后,由董事会授权经理组织起草合同文本,经公司法律顾问审核后提交董事会、监事会、集体资产管理委员会审议。经审议、审查通过的合同,由董事长凭公司法律顾问出具的法律意见书、董事会决议及其他相关资料签订,并报街道办事处备案。
(三)哪些人员可以签订股份合作公司的合同?
董事长可授权股份合作公司有关人员签订一般合同。有关人员应凭董事长出具的授权委托书等相关证明材料,在授权范围内签订合同。授权书等相关证明材料必须与合同书正本一并由专人归档备查。
(四)合同签订前后有哪些注意事项?
1.合同签订前,应验证对方当事人有效证件和主体资格等其他资料文件,调查其资信状况,审查对方提供资料的真实性和合法性。
2.根据有关法律法规规定,需要公证、鉴证、登记备案的合同,必须到有关部门办理公证、鉴证、登记备案手续,以确保合同的合法性和有效性。如需要律师见证的,应当委托律师见证。
3.股份合作公司在签订合同后,应指定专人负责跟进合同履行情况,并及时向股份合作公司汇报。对因不认真跟进合同履行情况而导致股份合作公司利益受损的,应追究有关人员的责任。
(五)签订补充合同及合同变更、解除、转让应履行什么程序?
合同履行过程中,如合同变更需签订补充合同的,补充合同应按新签合同的程序办理。合同变更实质内容、解除、转让的程序和审批权限与合同订立的程序和审批权限相同。
(六)合同档案管理工作如何开展?
1.股份合作公司应指定专人统一管理合同。合同签订后,应在五个工作日内交给合同管理人员保管,并复印一份交股份合作公司财务人员备案。
2.股份合作公司应加强合同档案管理,建立合同台账,签订的合同应定期分类归档,并将合同有关内容(含复印件、决策资料等)作为原始凭证附在会计凭证上。
3.股份合作公司合同保管人员发生变动,必须在五个工作日内办理合同档案移交手续并保留相关手续。发生合同丢失、损毁事故,应追究合同保管人的责任。